Tu proveedor te manda dos cosas y no son intercambiables.
El PDF de tarifa por series. Noventa y tantas páginas, ordenadas por serie, con los dibujos de sección de cada perfil, la referencia, la descripción y una fila de precios: uno por acabado. Es el catálogo. Sirve para saber qué perfiles existen y qué forma tienen.
El Excel de precios netos. Miles de filas sin dibujos, con tu código de cliente. Es lo que tú pagas. Sirve para saber cuánto cuesta.
El error clásico es presupuestar con el PDF. Los precios del PDF son PVP de tarifa; los tuyos llevan tu descuento, que según el volumen que le hagas al proveedor se mueve entre el 25 % y el 45 %. Presupuestar a PVP y luego aplicar "un margen" por encima es hacer la cuenta dos veces y no saber cuál de las dos manda.
Qué hay dentro del PDF
Cada página es una tabla. Las columnas son los acabados: lacado blanco, RAL 7016 texturado, imitación madera, anodizado plata, bronce… El precio de una misma referencia cambia entre columnas, a veces bastante.
Lo esencial: la columna que uses tiene que ser la del acabado que has vendido. Si presupuestas un 7016 texturado con el precio del lacado blanco, te dejas dinero en cada ventana y no te enteras hasta final de año.
La tarifa está organizada por series (ALBA PROS 60, PROS 70, 65 RPT…) y dentro de cada serie por pieza: marco, hoja, cruce, junquillo, clip, marco de fijo, unión de marcos. Hay además una sección de VARIOS donde vive todo lo que no es de una serie concreta: guías de persiana, registros, forros, tapetas, vierteaguas.
Qué hay dentro del Excel
Filas y filas de artículo + acabado + precio neto. Sin descripción útil muchas veces, y
con nombres de columna que cambian de un proveedor a otro: Articulo, Codigo,
CodigoCli, PrecioNetoCliente, Dto…
Un fichero real de un proveedor español da 2.207 artículos y 52.914 líneas de precio. Eso no se mete a mano. Nadie lo va a hacer, y por eso mucha gente sigue con la calculadora.
Cómo se cruzan
La clave es artículo + acabado. El PDF te dice que el marco de la corredera ALBA PROS 70 RPT es la referencia RT865 y que a tarifa vale 10,13 €/ml en lacado blanco. El Excel te dice que RT865 en lacado blanco lo tienes tú a 6,58 €.
El precio del presupuesto sale del segundo. El primero sirve para saber qué referencia es cuando el Excel no lo cuenta.
Cómo la cargamos nosotros (y qué hace la inteligencia artificial y qué no)
Tú no cargas nada: nos mandas la tarifa por WhatsApp, o nos llamas, y la metemos nosotros en tu taller. Lo que sigue es cómo la leemos por dentro, porque es lo que separa un producto que sirve de una demo. Los precios los saca código determinista, no un modelo:
El PDF se lee por coordenadas. La librería de PDF da la posición exacta de cada fragmento de texto en la página; se agrupan los fragmentos en filas por su coordenada Y y cada número se asigna a su columna de acabado por cercanía en X a la cabecera. Con el PDF real de 91 páginas: 667 referencias, cero páginas sin tabla.
El Excel y el CSV se leen casando las columnas por puntuación: coincidencia exacta
gana a "empieza por", que gana a "contiene", con penalización a cabeceras ruidosas del
tipo CodigoCli cuando lo que buscas es Codigo. Con el fichero real: 2.207 artículos
y 52.914 líneas de precio.
La inteligencia artificial la usamos nosotros al cargarla, y entra antes y después, nunca en medio. Antes, mira una muestra de unas 30 filas y dice qué columna es cuál: referencia, acabados, si el precio es neto o de tarifa. Después, coge una docena de precios ya extraídos y los comprueba contra el documento; si ve un fallo sistemático, se rehace el plan con esa pista. Las otras 52.000 filas las procesa el código. Solo cuando la tarifa es una foto o un PDF escaneado lee el modelo el documento entero, y entonces la repasamos con más cuidado. Un modelo leyendo 52.914 precios uno a uno sería lento, caro y, lo peor, no se podría comprobar de dónde salió cada número.
Y después, unir cada pieza con su referencia
Tener 2.874 artículos cargados no es lo mismo que poder presupuestar. Falta decir qué referencia hace de marco en cada serie, cuál de hoja, cuál de junquillo. Son unas veinte piezas por serie.
Eso también lo hacemos nosotros al montar tu taller. El emparejamiento se propone solo, puntuando las descripciones ("MARCO CORREDERA ALBA PROS 70 RPT" contra la pieza marco de la serie ALBA PROS 70 RPT). En la práctica sale casi todo a la primera, y lo que no está claro te lo preguntamos: dos o tres cosas por serie, no veinte.
Cuando algo no lo encuentra, lo dice. No pone una referencia parecida y a correr.
Lo que tienes que hacer tú
- Nos mandas por WhatsApp el PDF y el Excel que te da tu proveedor, o nos llamas.
- Nosotros la cargamos, unimos cada pieza de tus series a su referencia y te lo confirmamos.
- Tú pones a mano los precios que no vienen en la tarifa (cristal, persiana) y corriges lo que veas. Son cinco minutos y se quedan puestos.
A partir de ahí, cada ventana que configures usa tus referencias, tu acabado y tu descuento. Y si mañana el proveedor te manda tarifa nueva, nos la mandas y la cargamos encima, respetando los precios que hayas corregido tú.
Empieza con tu taller · Cómo se calcula el precio pieza a pieza